Blog Tema: La Oficina

Tema: La Oficina 

 por los estudiantes:  Alcides Rivera y James Cubilla.

Concepto de Oficina:

La oficina es el lugar en el que se desarrolla gran parte de la actividad de una empresa o un profesional. Para ello, es importante que presente unas condiciones favorables que contribuyan a la buena convivencia laboral, así como el correcto desempeño de las funciones y la consecución de los objetivos. Además, la oficina debe disponer de una serie de recursos materiales que deban ser utilizados por los profesionales que allí desarrollen su actividad.

Dependiendo del tamaño de la empresa, esta puede sufrir variaciones, en cuanto al tamaño de la misma se refiera. También, dependiendo del servicio que se preste, dicho local puede estar abierto al público, así como cerrado al público. La oficina debe presentar una serie de condiciones que favorezcan al buen desarrollo de la actividad, como las siguientes características:

• Limpieza y orden.

• El espacio necesario para el desarrollo de la actividad.

• Debe estar bien iluminada.

• Debe estar bien situada para el desarrollo de la actividad.

• Tener un buen sistema de ventilación.

• La temperatura debe ser la correcta.

• Debe de contar con sistemas de aislamiento para el ruido.

• Los muebles deben ser cómodo.

Evolución y origen de Oficina

1900-1950. En los comienzos del trabajo organizado, la tecnología era muy limitada, y en la medida en que las organizaciones crecían, más personas comenzaban a trabajar juntas con las nuevas filosofías enfocadas en estructuras organizacionales. La eficiencia del Taylorismo de los 90 fue cayendo en los años 30 hacia una mayor creatividad en el trabajo, junto al surgimiento de mejores herramientas de comunicación.

1950-1980. Luego de la posguerra se democratizó la distribución de la tecnología que en parte comenzó a desarrollarse a partir de la segunda guerra mundial. Más gente comenzó a tener acceso a teléfonos y otras tecnologías logrando unir más los espacios en las oficinas. A mediados de los años 70 los paneles y paredes móviles se fueron imponiendo y rompiendo barreras entre los puestos y permitiendo fáciles reconfiguraciones de espacios.

1980-1990. A partir de los 80 cada vez más personas comenzaron a tener acceso a computadoras personales. El equipamiento también se transformaba para dar soporte al trabajador moderno y diseñados para que las personas pudieran tener acceso a la energía desde sus escritorios. Esto hizo que también se diversificaran los roles en las oficinas.

1990-2015. A partir de los 90 el flujo de información se aceleró y así también la velocidad del trabajo. Las organizaciones comenzaron a verse como entornos sociales y culturales más que como estructuras. EL internet llegó a todo el mundo, y la colaboración alrededor de la tecnología se convirtió en algo esencial en el espacio de trabajo.

2015-Actualidad. Los espacios conectados y más inteligentes están conectando equipos de trabajo distribuidos, sin importar donde se encuentren. Las personas, los espacios y la tecnología, están unidos. A su vez, la tecnología se está haciendo cargo de tareas que eran más bien repetitivas permitiendo que las personas puedan dedicarse a crear y resolver problemas que requieren de más innovación y creatividad.

En las oficinas las personas se comunican a diario.

En las oficinas modernas hay salas de reuniones.

 

En la oficina moderna se utiliza muchos equipos tecnológicos para desempeñar las labores.

Estructura de la oficina:

Estructura física de la oficina: 

Se refiere a la estructura física como está organizados dentro del local donde este ubicada, existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina según la función y cuántas personas trabajarán en la empresa esto depende del tamaño de la empresa, porque si es grande debe contar con muchos departamentos para cada colaborador y si es pequeña puede realizar varias funciones en un espacio más reducido.

Estructura organizacional de la oficina:

Se refiere a la estructura organizacional que delinea la función de cada trabajador, superior y subordinado. Generalmente comienza enlistando al jefe ejecutivo oficial en la parte superior y después a todas las personas organizadas generalmente por departamentos, como por ejemplo: ventas, contabilidad, relaciones públicas, recursos humanos, administración, entre otros.

Importancia de la oficina:

La oficina es importante porque es la forma como se representa la empresa, motiva la colaboración y la innovación y es el lugar  desde el cual los colaboradores puedan enfocarse exclusivamente en el trabajo mejorando la  productividad a fin de mantener la competitividad con las otras empresas.  Debe estar debidamente equipado con sillas ergonómicas, tecnologías para que la empresa pueda alcanzar sus objetivos.

Tipos de documentos de oficina:

Mencionaremos algunos:

Las cartas comerciales: es un documento utilizado para la comunicación existen de diversos tipos como por ejemplo: de cobranza, de referencia, de renuncia, de agradecimiento, entre otras.

Ejemplo:

La circular:  La circular es un documento que es utilizado de manera interna en una empresa que tiene como objetivo transmitir un mensaje, referencialmente va dirigido a los colaboradores por parte del gerente o administrador. El contenido es igual para casi la mayoría de trabajadores.

Ejemplo:

El memorando: es un mensaje escrito breve por el que se intercambia información entre distintos departamentos de una organización. Se usa para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.

Ejemplo:

Las actas: es el documento  donde se hace una anotación de todo lo sucedido en una junta o reunión y tiene como objetivo obtener un registro de todas la reuniones, los temas tratados y las soluciones dadas para de esa manera poder llevar el debido seguimiento de los casos.

Ejemplo:

El informe comercial: es un documento que refleja las características y circunstancias de una empresa o una persona física, o de un tema en particular, y con esa información argumentativa se deberán tomar decisiones.

Ejemplo:

CONCLUSIÓN

     En el desarrollo de este blog sobre el tema de la oficina, 

hemos llegado a las siguientes conclusiones:

• La oficina es un lugar de trabajo que debe reunir muchas características favorables, porque las personas que laboran en las empresas pasan la mayor parte del tiempo allí, por lo tanto, debe contar con  iluminación, orden, espacio, y ser un lugar agradable.
• Las oficinas han evolucionado y actualmente la tecnología ha cambiado muchas formas de hacer las cosas y todavía  la tecnología puede llegar a innovar aún más porque estamos en la revolución tecnológica que está cambiando a diario.
• Hemos aprendido sobre el uso de los documentos  en la oficina como memorandos, circulares, informes, actas y cartas y conocido para que se utilizan cada uno, hoy día la mayoría se maneja de forma electrónica ya que se redactan y se envían por correo electrónico y muchos ya no es necesario imprimirlos.

Video de James Cubilla:

https://photos.google.com/photo/AF1QipOuteUWczNz4hMiaGVy46KqkERtJ9eGvFttsWI

Video de Alcides Rivera:

https://photos.google.com/photo/AF1QipNOkjCOkA0XpYRc-mPpWvCLSCzv9_jC3ZqpW78